Het UBO-register

De laatste maanden is er heel wat te doen rond het UBO-register, ook wel gekend als het “Ultimate Beneficial Owner register” of “register van uiteindelijk begunstigden”. In dat register dienen alle begunstigden van vennootschappen, VZW’s en andere juridische constructies te worden opgenomen.

Bent u zaakvoerder of bestuurder van een vennootschap, VZW of andere juridische constructie, dan wordt van u verwacht dat u via dat register aangeeft wie de uiteindelijke begunstigde(n) is/zijn van de vennootschap of juridische structuur waarin u een mandaat heeft.

In onderstaand artikel maken we u kort wegwijs in de UBO-regelgeving.

Wat is een uiteindelijk begunstigde (UBO)?

De wetgever definieert een uiteindelijk begunstigde of UBO (Ultimate Beneficial Owner) als volgt:

  1. Een natuurlijke persoon die meer dan 25% van de aandelen of de stemrechten of het kapitaal aanhoudt in een vennootschap of juridische entiteit.
  2. Een natuurlijke persoon die feitelijk zeggenschap heeft over de vennootschap.
  3. Iedere natuurlijke persoon die tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap behoort (CEO, voorzitter van het directiecomité).

De eerste 2 categorieën wegen het zwaarst door. Enkel als er op basis van de eerste 2 categorieën geen UBO werd geïdentificeerd of als er twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon wel de uiteindelijk begunstigde is, zal op basis van categorie 3 de UBO worden geïdentificeerd.

Wordt u als UBO van een vennootschap of juridische structuur geïdentificeerd, dan dient u opgenomen te worden in het UBO-register.

Let wel: voor VZW’s en stichtingen gelden andere criteria.

Het register

De Europese overheid vraagt dat elk land een register aanlegt van de “ultimate beneficial owners (UBO)” of “uiteindelijke begunstigden” van vennootschappen en juridische structuren, onder meer in het kader van de strijd tegen terrorisme en het witwassen van misdaadgeld. Kritische blikken zien hier eerder een eerste stap naar een vermogensregister of -kadaster in.

Het register zelf is een digitale toepassing die online consulteerbaar is.

Deadline registratie: 30 september 2019

  • Registraties voor bestaande entiteiten dienen doorgevoerd te worden tegen 30 september 2019. De FOD Financiën heeft wel aangekondigd dat er tot 31 december 2019 geen sancties komen voor entiteiten die geen registratie of een foutieve registratie hebben doorgevoerd. Tot eind 2019 wordt er dus een gedoogbeleid gevoerd.
  • Nieuwe vennootschappen en juridische entiteiten dienen de gegevens van de UBO’s te laten registreren binnen een maand na oprichting.

Waar, hoe en door wie te registreren?

  • Door wie: de verantwoordelijken van de vennootschap/entiteit (bestuurder of zaakvoerder). Zij dienen na te gaan wie de uiteindelijk begunstigden zijn van de vennootschap. Eén verantwoordelijke geeft vervolgens de volledige lijst van uiteindelijk begunstigden door via het online platform.
  • Volmachtsysteem: u kan een volmacht geven aan derden (zoals uw boekhouder of accountant) om de uiteindelijk begunstigden van uw entiteit(en) te registreren in het UBO-register.
  • Waar: U krijgt toegang tot het register van uiteindelijk begunstigden via Myminfin . Wil u zelf registraties doorvoeren in het UBO-register, dan dient u in te loggen (via MyminfinPro) in naam van uw entiteit.
  • Hoe: De overheid heeft gebruikershandleidingen ter beschikking gesteld om een registratie door te voeren.

Wat moet doorgegeven worden?

De naam en voornaam van de uiteindelijk begunstigde, geboortedatum, nationaliteit, adres, datum waarop iemand uiteindelijk begunstigde is geworden, rijksregisternummer en het soort uiteindelijk begunstigde (zie definitie).

Wijzigingen en jaarlijkse opvolging

Wijzigen de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap, VZW of stichting waarvoor u verantwoordelijk bent, dan dient u deze wijzigingen binnen de maand door te geven aan het UBO-register.

Daarnaast dienen de gegevens in het UBO-register ook jaarlijks te worden bevestigd. De termijn van één jaar begint te lopen vanaf de laatste in het UBO-register aangebrachte wijziging. Als u uw e-maildres heeft laten opnemen in uw MyMinfin-dossier, dan zal u een maand voor de deadline een automatische herinnering ontvangen via MyMinFin of eBox.

Niet registreren?

De uiteindelijk begunstigden van uw vennootschap of entiteit niet registreren kan u (letterlijk) duur te staan komen. Niet (tijdig) registreren of onvolledige of foutieve informatie doorgeven kan bestraft worden. De administratieve boetes variëren van 250 tot 50.000 euro. Er zijn ook strafsancties voorzien.

Wie kan de gegevens uit het UBO-register raadplegen?

Het UBO-register is voor iedereen toegankelijk wat betreft de vennootschappen, weliswaar tegen betaling en met een beperkte vrijgave van de gegevens. De uiteindelijke begunstigden van VZW’s, trusts, maatschappen, … kunnen enkel geraadpleegd worden door de bevoegde autoriteiten en, eveneens tegen betaling, door “eenieder die een legitiem belang aantoont”.

Als UBO zal u de mogelijkheid hebben om kennis te nemen van alle overheden, instellingen en personen die gedurende de laatste zes maanden uw gegevens hebben geraadpleegd of bijgewerkt, met uitzondering van de gegevens van de bestuurlijke en gerechtelijke overheden die belast zijn met de opsporing en bestraffing van misdrijven.