10 Tips om uw productiviteit te optimaliseren

1. Maak een planning

Met stip op 1: maak een duidelijke planning. Stel een lijst op van uw taken en bepaal de volgorde waarin deze afgewerkt moeten worden. Stel uw prioriteiten. Zo werkt u gestructureerd, haalt u beter uw deadlines en bent u dus productiever.

Het maakt niet uit of u uw planning op papier of digitaal bijhoudt, zoek het systeem dat het beste bij u past.

2. Werk eerst uw grootste taak af

Start uw dag met uw grootste, moeilijkste of meest vervelende taak. Stel deze niet uit. Zo kan u al vroeg op de dag de grootste energievreter afvinken en heeft u nog de rest van uw dag om kleinere of minder arbeidsintensieve taken uit te voeren.

3. Stop met multitasken

Het is wetenschappelijk bewezen dat multitasken niet werkt. Mensen die multitasken werken langer aan een taak en voeren die uiteindelijk minder goed uit. Het menselijk brein is gewoon niet gemaakt om te multitasken. Werk een taak volledig (of zo ver mogelijk) af en start dan pas met een andere taak.

4. Focus

Zorg er voor dat u zich op uw werk kan focussen. Leg uw smartphone uit het zicht, schakel het geluid uit en sluit uw e-mailprogramma af.

Ook een (halve) dag per week achter gesloten deuren werken kan helpen. Een (halve) dag waarop u even niet telefonisch gestoord wordt, geen afspraken heeft en dus volledig geconcentreerd kan werken.

5. Automatiseer standaardtaken

Heel wat taken zijn standaardtaken die regelmatig worden uitgevoerd. Ga na of u deze taken niet (gedeeltelijk) kan automatiseren. In heel wat softwarepakketten zitten speciale functies om terugkerende taken automatisch uit te voeren. Dit kan u heel wat tijd besparen. Tijd die u dan weer kan gebruiken voor andere taken.

6. Delegeer duidelijk

Werk wordt regelmatig gedelegeerd naar medewerkers. Als u delegeert, zorg er dan voor dat uw medewerker duidelijk weet wat er wordt verwacht en dat hij of zij over alle informatie beschikt om het werk goed uit te kunnen voeren.

7. Clean desk – clear mind

Het is moeilijk om productief te werken als u de helft van uw tijd moet besteden aan het zoeken naar documenten en bestanden. Zorg daarom voor een efficiënt archiveersysteem en een opgeruimd bureau. Sommige creatieve beroepen zweren bij georganiseerde chaos, maar voor kenniswerkers is orde een must.

8. Wissel kleine en grote taken af

Heeft u tip 2 gevolgd en juist uw meest energievretende taak afgewerkt, start dan opnieuw met een kleine taak. Door grote taken met kleinere taken af te wisselen kan u mentaal even op adem komen, wat de productiviteit uiteindelijk ten goede komt.

9. Zorg voor een goede mailhygiëne

Volgens onderzoekers besteden we gemiddeld een kwart van onze werkdag aan het lezen en schrijven van mails. Daarenboven zou ondeskundig mailgebruik een onderneming jaarlijks 3.000 euro per medewerker kosten. Om productiever te zijn en dergelijke onnodige kosten te vermijden is een goede mailhygiëne dus essentieel. Enkele basisregels: check uw mails op vooraf vastgelegde tijdstippen, zorg voor een overzichtelijke mailbox en plaats enkel personen in cc die de informatie uit de mail echt nodig hebben. Het zal uw productiviteit en die van uw collega’s enkel maar ten goede komen.

10. Neem tijd voor ontspanning

Een volledige dag geconcentreerd werken is onmogelijk. Neem op tijd een pauze zodat u even de batterijen weer kan opladen. Dit hoeft niet lang te duren, een break van 5 minuten kan volstaan. Probeer dan ook eens uw smartphone links te laten liggen. Drink even een koffie of thee, sla een babbeltje met een collega of maak een korte wandeling. Na 5 minuten kan u weer vol energie aan de slag.