Belangenconflict: nieuwe regeling in het WVV

Met de invoering van het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) is ook de belangconflictprocedure herwerkt. Er zijn enkele wijzigingen aangebracht waar u als ondernemer zeker rekening mee moet houden.

Wat is een belangenconflict?

Er treedt een belangenconflict op als u zowel voor uzelf als voor de vennootschap optreedt. Denk bijvoorbeeld aan het verhuren van bureelruimte in uw woning aan de vennootschap of het aangaan van een lening bij uw vennootschap. Als u 2 petjes draagt bij bepaalde transacties en u geniet een vermogensvoordeel, dan heeft u een belangenconflict en moet u de belangenconflictprocedure volgen.

Algemene regels

  • Het bestuursorgaan beslist over een belangenconflict. De bestuurder met het belangenconflict mag niet deelnemen aan de beraadslaging en dient zich te onthouden.
  • Hebben alle bestuurders een belangenconflict, dan komt de beslissing toe aan de algemene vergadering. Het systeem van de “lasthebber ad-hoc” is afgeschaft.
  • De beslissing wordt opgenomen in een verslag.

De verschillende scenario’s

  • 1 bestuurder heeft een belangenconflict:
    1. De bestuurder die een belangenconflict heeft meldt dit aan de andere bestuurders.
    2. De andere bestuurders beraadslagen hierover en nemen hun beslissing op in een verslag. De bestuurder met het belangenconflict neemt niet deel aan deze beraadslaging.
    3. De andere bestuurders voeren de beslissing uit.
  • Alle bestuurders hebben een belangenconflict:
    1. De bestuurders leggen het conflict voor aan de algemene vergadering.
    2. De algemene vergadering beraadt zich over het belangenconflict.
    3. De bestuurders voeren de beslissing van de algemene vergadering uit.
  • De enige bestuurder heeft een belangenconflict:
    • De enige bestuurder legt het conflict voor aan de algemene vergadering, die vervolgens beslist.
  • De enige bestuurder, die ook de enige aandeelhouder is, heeft een belangenconflict:
    • De bestuurder mag zelf de beslissing nemen en deze uitvoeren.

Vergeet het verslag niet

In elk van de 4 voorgaande gevallen dient diegene die de beslissing neemt (de bestuurder(s) of de algemene vergadering) een verslag op te stellen waarin de beslissing en de vermogensrechtelijke gevolgen voor de vennootschap worden opgenomen en het genomen besluit wordt verantwoord.

Is de bestuurder ook de enige aandeelhouder, dan moet hij de overeenkomst met de vennootschap ook opnemen als bijlage bij het verslag.

Het verslag (met eventuele bijlagen) dient:

  • in zijn geheel opgenomen te worden in het jaarverslag
  • of neergelegd te worden samen met de jaarrekening

In elke vennootschap toe te passen?

De belangenconflictprocedure is van toepassing in de BV, NV, CV, VZW en bij stichtingen.

Vanaf wanneer?

De nieuwe procedure is sinds 1 mei 2019 van toepassing op vennootschappen die vanaf die datum zijn opgericht.

De belangenconflictprocedure is een dwingende bepaling die vanaf 1/1/2020 van toepassing is op bestaande vennootschappen, ook al zijn hun statuten nog niet aangepast aan het WVV.

Mogelijke gevolgen bij niet-naleving van de procedure

Elke belanghebbende kan de nietigheid van het besluit vorderen als de regels niet worden nageleefd.