Het UBO-register

Recent zijn er in de pers enkele artikels verschenen over het UBO-register, ook wel gekend als het “Ultimate Beneficial Owner register” of “register van uiteindelijk begunstigden”. In dat register dienen alle begunstigden van vennootschappen, VZW’s en andere juridische constructies te worden opgenomen.

Bent u zaakvoerder of bestuurder van een vennootschap, VZW of andere juridische constructie, dan wordt van u verwacht dat u via dat register aangeeft wie de uiteindelijke begunstigde(n) is/zijn van de vennootschap of juridische structuur waarin u een mandaat heeft.

In onderstaand artikel maken we u kort wegwijs in de UBO-regelgeving.

Wat is een uiteindelijk begunstigde (UBO)?

De wetgever definieert een uiteindelijk begunstigde of UBO (Ultimate Beneficial Owner) als volgt:

  1. Een natuurlijke persoon die meer dan 25% van de aandelen of de stemrechten of het kapitaal aanhoudt in een vennootschap of juridische entiteit.
  2. Een natuurlijke persoon die feitelijk zeggenschap heeft over de vennootschap.
  3. Iedere natuurlijke persoon die tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap behoort (CEO, voorzitter van het directiecomité).

De eerste 2 categorieën wegen het zwaarst door. Enkel als er op basis van de eerste 2 categorieën geen UBO werd geïdentificeerd of als er twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon wel de uiteindelijk begunstigde is, zal op basis van categorie 3 de UBO worden geïdentificeerd.

Wordt u als UBO van een vennootschap of juridische structuur geïdentificeerd, dan dient u opgenomen te worden in het UBO-register.

Het register

De Europese overheid vraagt dat elk land een register aanlegt van de “ultimate beneficial owners (UBO)” of “uiteindelijke begunstigden” van vennootschappen en juridische structuren, onder meer in het kader van de strijd tegen terrorisme en het witwassen van misdaadgeld. Kritische blikken zien hier eerder een eerste stap naar een vermogensregister of vermogenskadaster in.

Het register zelf is een digitale toepassing die online consulteerbaar is.

Deadline registratie: 30 september 2019

De deadline voor het registreren van gegevens van uiteindelijke begunstigden in het UBO-register werd al enkel keren verlengd. Registraties voor bestaande entiteiten dienen volgens de meest recente richtlijn doorgevoerd te worden tegen 30 september 2019.

Waar, hoe en door wie te registreren?

  • Door wie: de verantwoordelijken van de vennootschap/entiteit (bestuurder of zaakvoerder). Zij dienen na te gaan wie de uiteindelijk begunstigden zijn van de vennootschap. Eén verantwoordelijke geeft vervolgens de volledige lijst van uiteindelijk begunstigden door via het online platform.
  • Volmachtsysteem: u kan een volmacht geven aan derden (zoals uw boekhouder of accountant) om de uiteindelijk begunstigden van uw entiteit(en) te registreren in het UBO-register.
  • Waar: U krijgt toegang tot het register van uiteindelijk begunstigden via Myminfin . U logt in, klikt onderaan op “applications” en kiest in het volgende scherm voor het UBO-register. Via Myminfin kan u het UBO-register wel enkel maar raadplegen. Wil u zelf registraties doorvoeren in het UBO-register, dan dient u in te loggen via MyminfinPro in naam van uw entiteit.
  • Hoe: De overheid heeft gebruikershandleidingen ter beschikking gesteld met de nodige toelichting om een registratie door te voeren.

Wat moet doorgegeven worden?

De naam en voornaam van de uiteindelijk begunstigde, geboortedatum, nationaliteit, adres, datum waarop iemand uiteindelijk begunstigde is geworden, rijksregisternummer en het soort uiteindelijk begunstigde (zie definitie). Daarnaast wordt ook een “ondersteunend document” gevraagd dat “de verstrekte informatie rechtvaardigt“.

Niet registreren?

De uiteindelijk begunstigden van uw vennootschap of entiteit niet registreren kan u duur te staan komen. Niet (tijdig) registreren of onvolledige of foutieve informatie doorgeven kan bestraft worden. De administratieve boetes variëren van 250 tot 50.000 euro. Er zijn ook strafsancties voorzien.

Wie kan de gegevens uit het UBO-register raadplegen?

Het UBO-register is toegankelijk voor iedere Belg voor wat betreft de vennootschappen. Iedere Belg kan voor elke vennootschap opzoeken wie de uiteindelijk begunstigden zijn (tegen betaling). Er kan daarbij niet gezocht worden op naam maar wel op het ondernemingsnummer. Van de uiteindelijk begunstigde wordt de achternaam en het belang dat in de entiteit wordt aangehouden weergegeven.

De uiteindelijk begunstigden van VZW’s, trusts, maatschappen, … kunnen enkel geraadpleegd worden door de bevoegde autoriteiten, of als er een aanvraag wordt ingediend.