Hoe maakt u een correcte factuur op?

Als starter is het erg belangrijk dat u correcte facturen opmaakt. Een factuur die niet correct is opgemaakt of niet alle verplichte elementen bevat kan bij een fiscale controle worden verworpen. De lay-out van uw factuur mag u vrij bepalen, maar u dient er wel voor te zorgen dat op uw factuur volgende elementen worden vermeld:

  1. De datum waarop ze wordt uitgereikt en een factuurnummer. De factuurnummers zijn uniek en volgen elkaar chronologisch op.
  2. Uw naam (eenmanszaak) of de naam van de vennootschap, het adres van de maatschappelijke zetel, het ondernemingsnummer en voor de vennootschappen het rechtspersonenregister waaronder de vennootschap ressorteert (vb. “RPR Gent, afdeling Kortrijk”).
  3. De naam van de klant, zijn adres en zijn BTW-nummer (indien deze BTW-plichtig is).
  4. De datum waarop de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft plaatsgevonden of de datum van de incassering van de prijs, voor zover die datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur.
  5. Een omschrijving van de handeling zodat het tarief van de verschuldigde BTW vastgesteld kan worden. Dit omvat de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen en/of van de verstrekte diensten, hun hoeveelheid of het voorwerp van de diensten.
  6. Voor elk tarief of elke vrijstelling, de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs exclusief BTW en eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en -rabatten indien deze niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.
  7. De vermelding van de tarieven van de verschuldigde BTW en het totaalbedrag van de verschuldigde BTW. Het totaalbedrag van de verschuldigde BTW moet worden uitgedrukt in de nationale munteenheid van de lidstaat waar de goederen worden geleverd of de diensten worden verricht.

Indien van toepassing:

  1. Een verwijzing naar het vroeger uitgereikte stuk of stukken als er voor dezelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgesteld.
  2. De vermelding van de bepaling van de richtlijn waardoor de handeling van de BTW is vrijgesteld of niet in rekening wordt gebracht.
  • Als u onder de vrijstellingsregeling valt (omzet < 25.000 euro), dient u op elke factuur het volgende te vermelden:
    Vrijgesteld van BTW o.b.v. artikel 56 van het BTW-wetboek – kleine onderneming
  • Als u werken in onroerende staat verricht waarbij de BTW wordt voldaan door de medecontractant, vermeldt u het volgende:
    BTW verlegd
  • Verricht u een intracommunautaire levering (verkoop van goederen met als bestemming een btw-plichtige klant in een andere lidstaat van de Europese Unie), dan vermeldt u:
    Vrij van BTW, intracommunautaire levering art. 39bis W. BTW
  • Verricht u een intracommunautaire dienst (een dienst voor een btw-plichtige klant in een andere lidstaat van de Europese Unie), dan vermeldt u:
    BTW verlegd
  • Voert u goederen uit, dan vermeldt u:
    Vrijgesteld van BTW – art. 39 W.BTW

Factuurvoorwaarden

Vergeet niet om uw factuurvoorwaarden aan de factuur toe te voegen.

Als cliënt van Accountancy Dewaele & Partners kan u altijd uw eerste factuur laten nakijken. Neem hiervoor contact met ons op.