Digitaliseren, hoe begin je er aan? Enkele praktische tips

Elke managementgoeroe heeft het er tegenwoordig over: digitaliseren. Zorg dat uw onderneming mee evolueert, trappel niet ter plaatse. Maar hoe begint u daar nu aan? Wij hebben enkele praktische tips uitgewerkt zodat u stapsgewijs de overgang kan maken naar een digitaal georganiseerde werkomgeving.

Maak digitale todo-lijsten en notities

Iedereen kent het wel: het computerscherm dat vol hangt met post-its, met daarnaast nog vijf verschillende todo-lijstjes voor allerhande projecten. Te veel van het goede en bovendien compleet onoverzichtelijk na een halve dag taken schrappen, bijwerken en aanvullen.

Ga daarom gebruik maken van een digitale todo-lijst. Deze biedt u alleen maar voordelen. Zo kan u de lijst opdelen in verschillende projecten. Het schrappen, bijwerken en aanvullen gebeurt ook in een fractie van een seconde en de lijst blijft altijd overzichtelijk.

De meest eenvoudige is gratis beschikbaar in Windows 10: Sticky notes. U kleeft digitale post-its op uw scherm met de info die u bij wil houden. Ook de meeste e-mailapplicaties hebben een ingebouwde todo-lijst.

Wenst u wat meer toeters en bellen, zoals het opdelen in projecten en het delen van uw takenlijst met anderen, kijk dan eens naar applicaties als Todoist of Wunderlist. Deze bieden heel wat mogelijkheden om uw taken bij te houden.

Trek de lijn ook door naar uw notities. Noteer digitaal. Microsoft heeft daarvoor Onenote ontwikkeld, een digitaal notitieblok waar u niet alleen in kan typen, maar ook foto’s, video’s, geluidsfragmenten en bestanden in kan verwerken. Andere voorbeelden zijn Evernote en Google Keep.

Maak zeker ook gebruik van printscreens. Zo kan u bijvoorbeeld snel en eenvoudig procedures opstellen. Met een eenvoudig beeldbewerkingsprogramma kan u ook eigen opmerkingen toevoegen.

Scan

Heeft u toch nog papier (bv. cursussen, handgeschreven nota’s, …), scan deze documenten dan in, bij voorkeur in pdf-formaat. Dit kan via een traditionele scanner, maar ook heel wat smartphones hebben standaard een app om documenten te scannen. Op deze manier bespaart u heel wat ruimte en klasseerwerk.

Maak gebruik van de cloud

Nu u alles scant dient u deze bestanden natuurlijk ergens op te slaan. De tijd van altijd maar groter wordende harde schijven ligt al een tijd achter ons, de laatste jaren worden steeds meer bestanden opgeslagen in de cloud. De bestanden worden opgeslagen op de servers van een derde partij (Dropbox/Onedrive/Google Drive/ …). Consulteren doet u door in te loggen op een site of gebruik te maken van een app. Voordeel: u heeft een back-up van uw gegevens en uw gegevens zijn overal toegankelijk.

Ook het grootste deel van de applicaties functioneren tegenwoordig via de cloud. Neem het voorbeeld van de digitale todo-lijsten: wijzigt u een taak via uw smartphone, dan zal de applicatie op uw pc deze verandering automatisch overnemen.

Vermijd ook om dubbele klassementen bij te houden. Het heeft weinig zin om uw documenten zowel digitaal als op papier bij te houden. Bouw een degelijk systeem uit om uw documenten digitaal te archiveren. Als u geen cloudtoepassing gebruikt, vergeet dan niet om dagelijks een back-up te nemen van uw gegevens.

Werk met 2 schermen

Werk, indien mogelijk, met 2 schermen. U gebruikt 1 scherm actief, het andere kan u gebruiken als bijscherm waarop u uw digitale todo-lijst en mailprogramma plaatst. Zo kan u gemakkelijk uw takenlijsten bijwerken en communicatie opvolgen zonder al te veel vensters weg te moeten klikken. Ook voor het bewerken van documenten zijn 2 schermen erg handig.

Veilige paswoorden, altijd en overal

Naast de vele todo-lijsten heeft elke ondernemer ook een waslijst aan paswoorden voor allerhande sites en toepassingen. In de praktijk laat het bijhouden of managen van dergelijke lijsten meestal te wensen over: overal hetzelfde paswoord gebruiken, de paswoorden op een post-it aan aan de pc hangen, een excel-bestand dat voor de hele onderneming toegankelijk is, … . Echt handig zijn de gebruikte methodes meestal niet, veilig zijn ze al helemaal niet en in het kader van de recente GDPR-wetgeving zijn ze ronduit af te raden.

Wat dan wel? Gebruik een paswoordmanager. Dit is een digitale kluis die uw paswoorden bevat. De paswoordmanager kan u meestal integreren in uw browser zodat bij het inloggen op een website al meteen de gebruikersnaam en het paswoord worden voorgesteld. Enkele voorbeelden van paswoordmanagers: Lastpass, 1Password, Keeper.

Archiveer uw mails (maar niet te grondig)

De ergste nachtmerrie van veel ondernemers: hun mailbox. De aanhoudende stroom mails houdt nooit op en het managen en beantwoorden is bijna een een dagtaak op zich. Zorg er daarom voor dat u uw behandelde mails archiveert. Zo reduceert u uw inbox tot de mails die nog behandeld moeten worden en behoudt u enigszins het overzicht op uw werklast.

Voor u bezwaar maakt tegen een zoveelste ingewikkelde mappenstructuur: de meeste mailprogramma’s hebben een “archiveer”-knop: met één klik stuurt u een mail naar het archief, weg uit uw inbox. Archiveren in een mappenstructuur is niet nodig, met een goed gerichte zoekopdracht vindt u elke mail terug.

Ga ook eens na welke extra mogelijkheden uw mailapplicatie biedt. Programma’s zoals Outlook hebben heel wat functies die het versturen, plannen en ordenen van mails vereenvoudigen.

Digitaliseer uw boekhouding

Als laatste puntje: digitaliseer uw boekhouding.

  • Zorg er voor dat uw accountant de bankafschriften digitaal ontvangt. Dit bespaart uw accountant heel wat manueel boekwerk.
  • Verwerk uw aankoopfacturen digitaal. Druk geen facturen meer af maar verwerk ze rechtstreeks in uw boekhoudpakket. Facturen die u toch nog op papier ontvangt kan u inscannen en inlezen.
  • Maak uw verkoopfacturen digitaal op en verstuur ze via e-mail. Zo spaart u een hoop werk en postkosten uit. De verkoopfacturen kan u ook rechtstreeks in uw boekhoudpakket inlezen.

Yuki

De voordelen van deze werkwijze zijn ontegensprekelijk: uw boekhouding wordt constant bijgewerkt zodat u in real-time zicht heeft op de resultaten van uw onderneming. U kan uw facturen en uw bankverrichtingen overal consulteren. Veel werk wordt geautomatiseerd.

Silverfin

Elke ontwikkelaar van boekhoudsoftware heeft momenteel een toepassing die inspeelt op de digitalisering. Bij Accountancy Dewaele & Partners werken we met Yuki, een online boekhoudplatform dat zowel door de ondernemer als zijn accountant wordt gebruikt. Voor de gedetailleerde rapportering doen we dan weer beroep op Silverfin . Geïnteresseerd? Contacteer ons vrijblijvend voor meer informatie over deze toepassingen en hoe wij ze inpassen in onze manier van werken.

 

De apps vermeld in dit artikel worden louter als voorbeeld aangehaald. Kijk steeds de gebruikers- en algemene voorwaarden na als u een toepassing voor professionele doeleinden wenst te gebruiken.